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Horas estimadas frente a horas dedicadas: cómo ver que un proyecto se desvía
Syncro mantiene separadas tres cosas: lo que planificas, lo que estimas y lo que de verdad imputas. Leerlas juntas es lo que te avisa de que un proyecto se está yendo, todavía a tiempo de actuar.
La mayoría de equipos descubre que un proyecto llevó el doble del tiempo previsto cuando ya ha terminado. Para entonces solo quedan dos opciones: explicarlo o asumirlo.
La solución no es tener mejor memoria: es mantener tres números separados y mirarlos una vez por semana.
Tres capas que no se mezclan
El mismo proyecto produce tres conjuntos de horas distintos, y confundirlos es la razón habitual de que un informe deje de servir.
- Horas planificadas: bloques del planificador semanal. Son una intención —qué prevé trabajar cada persona y cuándo— y no un compromiso.
- Horas estimadas: un número por tarea, que se fija al crearla o editarla, también mientras todavía está en el backlog.
- Horas dedicadas: el tiempo realmente imputado en cada tarea, con su fecha y una nota opcional.
Lo planificado es intención, y la herramienta lo respeta
Un bloque de dos horas en el calendario no crea dos horas dedicadas. El planificador enseña qué se pretende hacer y lo compara con lo imputado, pero el paso de plan a imputación es explícito: o imputas las horas, o conviertes el bloque con una acción.
Esa distinción importa. Un planificador que escribe imputaciones solo produce un informe que parece completo y es ficción.
El avance solo cuenta lo que se puede comparar
El informe compara estimaciones con horas dedicadas, y solo lo hace en las tareas que tienen estimado. Las que no lo tienen se muestran igualmente, con sus horas, pero fuera del balance: mezclarlas daría un porcentaje que no significa nada.
De esas dos magnitudes el informe deriva las horas restantes (estimado menos dedicado), el exceso cuando te pasas y el porcentaje de avance. Los tres se refieren al conjunto del proyecto, no a una persona.
Qué hacer con el número
Una desviación no es un veredicto, es un punto de decisión. Cuando un proyecto ha consumido buena parte de sus horas estimadas y todavía queda alcance, hay tres opciones honestas: reducir alcance, mover la fecha de entrega o acordar más horas con el cliente.
La revisión semanal existe para elegir una de las tres mientras todavía es barata. Cuando el estimado ya está consumido, solo queda la explicación.
Lo que Syncro no hace
Syncro registra horas, no dinero: no calcula coste, margen ni facturas. Si necesitas la parte económica, exporta el informe a CSV o imprime el resumen y llévalo a la herramienta con la que factures.
Ser explícito con ese límite es útil: las horas son el dato de entrada, la decisión de precio es tuya.
Preguntas frecuentes
- ¿Las horas planificadas aparecen en los informes?
- No. Los informes trabajan solo con horas estimadas y dedicadas. Las planificadas viven en el planificador y allí se comparan con las dedicadas, día a día y semana a semana.
- ¿Qué pasa con las tareas sin estimado?
- Sus horas dedicadas se muestran aparte y no entran en el balance ni en el porcentaje de avance, porque no hay nada con lo que compararlas.
- ¿Puedo ver el avance por persona?
- La comparación oficial es el total del proyecto, porque la estimación pertenece a la tarea y no se reparte entre personas. Las horas por persona se muestran como desglose, no como cumplimiento individual.