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Cómo hacer un presupuesto de horas para un proyecto
Estima por tareas, añade una reserva que puedas justificar y compara con la realidad cada semana. Un método que sirve tanto si facturas a precio cerrado como por horas.
Un presupuesto de horas no es una predicción. Es una alarma: un número que te avisa lo bastante pronto de que el proyecto se está desviando, cuando todavía tienes tiempo para reaccionar.
Hacerlo cuesta media hora y te ahorra la peor conversación con un cliente: la de explicar por qué el trabajo ha costado el doble de horas de las prometidas.
Estima por tareas, no por proyecto
«Este proyecto son unas tres semanas» no es una estimación, es un deseo. Divide el trabajo en tareas y dale a cada una un número de horas, aunque el número sea aproximado.
La estimación por tareas tiene tres ventajas: se corrige tarea a tarea, revela qué trabajo es realmente caro y permite comparar lo estimado con lo imputado en esa tarea concreta en lugar de con el proyecto entero.
- Agrupa las tareas pequeñas: lo que baja de dos horas cabe dentro de una partida mayor.
- Estima también lo aburrido: revisiones, reuniones, documentación y el ida y vuelta con el cliente.
- Escribe el supuesto al lado cuando importe («dando por hecho que la API ya existe»).
Añade una reserva que puedas nombrar
Una estimación al 100% es una promesa que nadie puede cumplir. Añade una reserva al total y escribe para qué es: requisitos poco claros, dependencias de terceros o el bucle de aprobación del cliente.
Una reserva con nombre se defiende. Un 30% invisible «por si acaso» se convierte en descuento el día que el cliente pregunta por qué el presupuesto supera la suma de las tareas.
Revisa cada semana y decide pronto
El presupuesto solo sirve si lo comparas con la realidad mientras el proyecto está vivo. Una vez por semana, mira horas consumidas frente a trabajo terminado y hazte una pregunta: a este ritmo, ¿terminamos dentro del presupuesto?
Si la respuesta es no, tienes tres opciones y todas son más baratas ahora que dentro de un mes: reducir alcance, mover la fecha o acordar más horas. Elige una y déjala por escrito.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta reserva es razonable?
- Entre el 10% y el 20% para trabajo que ya has hecho antes con un cliente conocido. Más cuando los requisitos todavía se mueven o cuando un tercero tiene que entregar algo primero.
- ¿Y si el cliente añade trabajo a mitad de proyecto?
- Trátalo como una estimación nueva, con sus horas. Añadir tareas a un proyecto sin tocar el presupuesto es exactamente cómo un proyecto rentable se convierte en pérdida.
- ¿No frena al equipo estimar?
- La primera vez sí: media hora por proyecto. Después reutilizas las estimaciones de tareas parecidas, y el tablero empieza a decirte qué tipo de trabajo infravaloras de forma sistemática.