Cas d'usage
Gestion de projet pour une petite agence : tâches, heures et estimations au même endroit
Une agence échoue rarement faute de tableau de tâches. Elle manque de temps de réaction parce que personne ne voit les heures qu'un projet consomme avant qu'il soit terminé.
À cinq ou vingt personnes et avec plusieurs clients en parallèle, la question n'est jamais « où mettre les tâches ». Le problème est que le tableau, l'estimation et les heures réellement saisies vivent à trois endroits différents.
Voici comment une petite agence s'organise généralement dans Syncro, du premier projet à la revue hebdomadaire qui prévient avant l'épuisement des heures estimées.
Un projet par client, pas un tableau pour tout
Un projet porte le client, l'équipe et le budget. Garder un projet par client — ou par mission quand un client en a plusieurs — rend les rapports lisibles plus tard : les heures par client deviennent un filtre, pas un exercice d'archéologie.
À l'intérieur, la structure est volontairement ennuyeuse : des colonnes que vous comprenez déjà, des tâches avec responsable et estimation, et un backlog pour ce qui n'est pas encore engagé.
- Invitez uniquement les personnes qui travaillent pour ce client et gardez les autres hors du projet.
- Les rôles OWNER, ADMIN et MEMBER couvrent la répartition habituelle entre associés, coordination et reste de l'équipe.
- Déplacez le travail prêt du backlog vers le tableau au lieu de créer des tâches à trois endroits.
La revue hebdomadaire de quinze minutes
Une fois par semaine, pour chaque projet actif : heures dédiées face aux heures estimées, et qui saisit ses heures en retard. C'est toute la réunion.
Le résultat n'est pas un rapport d'avancement. C'est une décision par projet : continuer, réduire le périmètre ou convenir d'heures supplémentaires avant que l'estimation soit épuisée.
Des rapports que le client lira vraiment
En fin de mois, le client ne veut pas votre tableau. Il veut des heures par personne, par tâche et par période, dans un document qu'il peut ouvrir sans formation.
Filtrez par client et par période, lisez la répartition puis exportez en CSV ou imprimez le résumé. La donnée qui a servi à décider est celle que vous envoyez.
Questions fréquentes
- Peut-on gérer plusieurs clients dans le même espace ?
- Oui. Chaque client est un projet avec son équipe et ses permissions, et les rapports se filtrent par client : une personne peut travailler sur trois comptes sans voir le quatrième.
- Syncro émet-il des factures ?
- Non. Syncro suit les heures estimées et dédiées, et les exporte. La facturation reste dans votre outil comptable.
- Et si le client veut voir l'avancement ?
- Le rapport d'heures se filtre par période et s'imprime, ce qui correspond généralement à la demande. Partager le tableau en direct relève de votre processus, pas d'une fonctionnalité.